Cuando todos tienen un dashboard y nadie decide

Más dashboards no significan más decisiones

La democratización del análisis de datos ha sido, en muchos sentidos, una buena noticia, hoy cualquier responsable de equipo puede construir su propio dashboard sin depender de un departamento central. El problema aparece cuando esa libertad no viene acompañada de ninguna regla sobre quién decide qué, con qué datos y bajo qué criterio.

• Cuantos más dashboards existen en una organización, más fácil es que ninguno se traduzca en una decisión real.
• El autoservicio de datos sin gobierno no reparte poder, reparte confusión.
• Democratizar el acceso al dato no es lo mismo que democratizar el buen criterio para interpretarlo.

Cada área con su versión de la verdad

Es habitual encontrar organizaciones donde cada director de área tiene su propio panel de indicadores, construido con una herramienta distinta, con definiciones distintas de las mismas métricas, y sin que nadie tenga claro quién es responsable de actuar ni quiénes ven qué. El resultado es una sala de comité donde cada persona defiende su propio número, y ninguno coincide exactamente con el de al lado.

La proliferación de dashboards se vendió como una forma de acercar el dato a quien decide. En la práctica, sin reglas claras, ha generado el efecto contrario, cada área tiene su versión de la verdad, y las reuniones se convierten en debates sobre qué panel es el correcto en lugar de conversaciones sobre qué hacer con lo que se ve.

• Comités de dirección donde cada área presenta un número distinto para el mismo indicador.
• Dashboards personales que nadie más en la organización sabe interpretar ni actualizar.
• Decisiones que se retrasan porque nadie se pone de acuerdo en qué dato es el correcto.

Libertad de explorar, disciplina para decidir

No creemos que la solución sea volver a centralizar todo el análisis en un único equipo, eso frenaría exactamente lo que la democratización quería lograr. Creemos que hace falta gobierno, reglas claras sobre definiciones comunes, propiedad de cada indicador y quién tiene autoridad para decidir con él.

Un buen sistema de autoservicio de datos combina libertad y disciplina, cualquiera puede explorar y construir sus propias vistas, pero existe una capa común de definiciones e indicadores clave que nadie puede reinterpretar a su manera, y una persona responsable de cada decisión importante que se apoya en esos datos.

Cuatro reglas para gobernar el autoservicio de datos

Poner orden en el autoservicio de datos no significa restringir el acceso, significa acordar las reglas del juego antes de repartir el balón.

1. Definir un diccionario común de indicadores clave
   • Acordar una definición única para las métricas que de verdad importan a nivel de organización.
   • Permitir vistas personalizadas encima, pero nunca definiciones distintas del mismo indicador.
2. Asignar un responsable a cada indicador crítico
   • Alguien debe encargarse de que ese dato sea fiable, esté actualizado y se interprete de forma coherente.
   • Sin propietario, cada indicador termina teniendo tantas versiones como personas lo miran.
3. Separar explorar de decidir
   • Cualquiera puede usar un dashboard para explorar y hacerse preguntas.
   • Las decisiones importantes deberían apoyarse siempre en la fuente común, no en una vista personalizada.
4. Revisar periódicamente qué dashboards siguen siendo útiles
   • Eliminar paneles que nadie consulta o que han quedado obsoletos.
   • Menos dashboards, bien gobernados, generan más decisiones que muchos dashboards sueltos.

Antes de celebrar cuántos paneles tenéis

Antes de celebrar cuántos dashboards tiene hoy vuestra organización, conviene preguntarse:

• ¿Todos los responsables de área usan la misma definición para vuestros indicadores más importantes?
• ¿Sabríais decir quién es responsable de la fiabilidad de cada dato clave que usáis para decidir?
• ¿Cuántas reuniones se han ido en discutir qué número es el correcto en lugar de qué hacer con él?
• ¿Existen dashboards que nadie más sabría interpretar si esa persona se fuera mañana?
• ¿Tenéis más paneles de indicadores que decisiones reales que se toman a partir de ellos?

Claridad sobre quién decide y con qué criterio

No se trata de tener menos datos ni menos herramientas. Se trata de que el acceso a la información venga siempre acompañado de claridad sobre quién decide y con qué criterio.

Si queréis revisar cómo está gobernado hoy el acceso a los datos en vuestra organización, hablemos. A veces basta con poner orden en las definiciones para que las decisiones empiecen a fluir de nuevo.