¿De quién son los datos de tu equipo?

De quién son, de verdad, esos datos

Cada assessment, cada encuesta de clima, cada dato de rendimiento físico genera información sobre una persona concreta. Pocas organizaciones se han parado a pensar quién es realmente el propietario de esos datos y qué pueden hacer, o no, con ellos con el paso del tiempo.

• Los datos de talento no son solo un activo de la organización, son también información sobre personas reales.
• Recoger un dato sin explicar para qué se va a usar erosiona la confianza incluso cuando la intención es buena.
• La propiedad de los datos importa tanto como su análisis: define qué se puede hacer con ellos y quién decide.

Acumular información sin gobernanza

En la carrera por digitalizar la gestión de personas, muchas organizaciones han empezado a recopilar más datos de los que saben interpretar, y a menudo más de los que las propias personas evaluadas saben que están compartiendo. Un test de personalidad hecho hace tres años sigue circulando en un dashboard que nadie ha vuelto a consultar con la persona en cuestión.

En el deporte el fenómeno es todavía más visible: pulseras, sensores y aplicaciones registran datos fisiológicos y de rendimiento de cada jugador, pero rara vez existe una política clara de quién puede acceder a ellos, durante cuánto tiempo se conservan, o qué pasa con esos datos cuando el jugador cambia de club.

• Datos de assessment que se conservan durante años sin que la persona sepa que siguen ahí.
• Información fisiológica y de rendimiento compartida entre departamentos sin un criterio claro de acceso.
• Personas que nunca han visto su propio informe completo, aunque la organización lo use para decidir sobre ellas.

Propiedad, acceso y confianza van juntos

Nuestra postura es clara: el dato pertenece, en primer lugar, a la persona que lo genera. La organización tiene derecho a usarlo para tomar mejores decisiones, pero ese derecho viene con obligaciones: transparencia sobre qué se recoge, para qué, y durante cuánto tiempo.

Esto no es solo una cuestión ética, es también una cuestión práctica. Las organizaciones que son transparentes con sus datos de talento consiguen algo que ninguna herramienta puede comprar: que las personas confíen en el proceso y participen en él con honestidad, en lugar de intentar dar la respuesta que creen que se espera de ellas.

Cómo clarificar dueños y usos del dato

Poner orden en la propiedad de los datos de talento no requiere una revolución legal, requiere unas cuantas decisiones claras.

1. Explicar, antes de recoger un dato, para qué se va a usar
   • Ninguna persona debería completar un test o una encuesta sin saber qué se hará con sus respuestas.
   • La explicación debe ser en lenguaje llano, no en letra pequeña.
2. Dar acceso a cada persona a su propia información
   • Quien genera el dato tiene derecho a verlo, entenderlo y, si procede, cuestionarlo.
   • Esto reduce además la sensación de estar siendo evaluado a escondidas.
3. Fijar un tiempo de conservación y cumplirlo
   • Definir cuánto tiempo tiene sentido guardar un assessment o un dato de rendimiento antes de que pierda validez.
   • Eliminar o actualizar la información pasado ese plazo, en lugar de acumularla indefinidamente.
4. Limitar el acceso interno según necesidad real
   • No todo el mundo en la organización necesita ver todos los datos de todas las personas.
   • Definir quién puede acceder a qué, y por qué, antes de abrir el dashboard a todo el equipo directivo.

Preguntas de gobierno antes del siguiente dashboard

Antes de seguir recogiendo datos de vuestro talento, conviene preguntarse:

• ¿Cada persona de vuestra organización sabe exactamente qué datos suyos tenéis y para qué los usáis?
• ¿Alguien podría acceder a su propio informe de evaluación si lo pidiera hoy mismo?
• ¿Tenéis un criterio claro de cuánto tiempo conservar un dato antes de que pierda sentido?
• ¿Quién dentro de la organización tiene acceso a qué datos, y ese acceso está justificado?
• ¿Qué pasaría con la confianza de vuestro equipo si mañana se hiciera pública vuestra política de datos?

Ordenemos juntos el mapa de datos de personas

No se trata de recoger menos información, se trata de recogerla con reglas claras y de tratarla con el mismo respeto con el que se trata a las personas que la generan.

Si queréis revisar cómo gestionáis hoy los datos de vuestro talento, hablemos. Es una conversación que suele traer más claridad de la esperada.