El dato perfecto, en el momento equivocado, no sirve para nada

El dato perfecto en el momento equivocado

Cada vez hablamos con más organizaciones y clubes orgullosos de la calidad de sus datos sobre personas. Pero calidad no es lo mismo que utilidad. Esto es lo que estamos viendo:

• Un dato excelente que llega tarde tiene el mismo valor que un dato malo.
• La mayoría de organizaciones invierte en mejorar la precisión de sus datos y muy pocas en mejorar la cadencia con la que se consultan.
• Decidir a tiempo con un dato aproximado suele ganar a decidir tarde con un dato perfecto.

Precisión tarde vale menos que aproximación a tiempo

Nos encontramos con dashboards de personas realmente sofisticados: indicadores de compromiso, riesgo de fuga, desempeño, clima por equipo. La inversión en construirlos ha sido, muchas veces, considerable. El problema aparece cuando preguntamos cada cuánto se consultan y, sobre todo, cuándo fue la última vez que un dato de ese dashboard cambió una decisión antes de que fuera demasiado tarde.

La respuesta habitual es que esos indicadores se revisan en un comité trimestral, cuando el problema que muestran lleva ya semanas o meses gestándose. Un riesgo de fuga de talento que se detecta tres meses tarde ya no es una alerta, es una confirmación de algo que probablemente ya ha ocurrido. La calidad del dato no compensa la lentitud con la que llega a quien podría actuar.

• Indicadores de riesgo que se revisan con una cadencia más lenta que la velocidad real del problema.
• Comités que analizan datos de hace meses como si fueran de esta semana.
• Alertas tempranas que existen en el sistema pero que nadie mira hasta la revisión programada.

Cadencia de consulta, no solo calidad del dato

Nuestra lectura es que la cadencia de decisión es tan importante como la calidad del dato, y casi nunca recibe la misma atención. De poco sirve un sistema impecable si su ritmo de consulta no coincide con el ritmo real de los problemas que quiere anticipar.

Por eso, cuando diseñamos sistemas de indicadores para organizaciones y clubes, dedicamos tanto tiempo a decidir qué se mide como a decidir cuándo y quién lo revisa. Un buen indicador sin una cadencia adecuada de revisión es, en la práctica, un indicador inútil.

Cómo decidir a tiempo con información imperfecta

Ajustar la cadencia de vuestros datos a la velocidad real de vuestros problemas no requiere más tecnología, requiere disciplina distinta.

1. Clasificar los indicadores por velocidad del problema que representan
   • No todos los indicadores necesitan la misma frecuencia de revisión, algunos exigen mirarlos cada semana.
   • Aplicar la misma cadencia a todos es la forma más habitual de perder las alertas más urgentes.
2. Asignar un responsable por indicador crítico, no solo por dashboard
   • Alguien concreto debe encargarse de actuar cuando ese indicador cambie, no solo de mirarlo.
   • Sin esa responsabilidad clara, la alerta se queda esperando el próximo comité.
3. Revisar si las decisiones llegan antes o después de que el problema ya sea evidente
   • Comparar la fecha del dato con la fecha real en que el problema se hizo visible sin ayuda de ningún sistema.
   • Si el sistema no se anticipa a lo evidente, su valor real es mucho menor del esperado.

Preguntas si el dashboard nunca cambia una decisión

Antes de invertir en mejorar aún más la calidad de vuestros datos, conviene preguntarse:

• ¿Cuándo fue la última vez que un indicador cambió una decisión antes de que el problema fuera evidente para todos?
• ¿La cadencia con la que revisáis vuestros indicadores coincide con la velocidad real de los problemas que representan?
• ¿Quién es responsable de actuar, no solo de mirar, cuando un indicador crítico cambia?
• ¿Vuestros comités de revisión analizan datos recientes o datos ya desactualizados para cuando se sientan a hablar?
• ¿Preferiríais un dato aproximado a tiempo o un dato perfecto tarde, y vuestro sistema actual refleja esa preferencia?

Ajustemos juntos cuándo miráis el dato

No hace falta rediseñar todo vuestro sistema de indicadores para empezar a ganar velocidad de decisión. A veces basta con revisar la cadencia de dos o tres alertas críticas.

Si sospecháis que vuestros datos llegan tarde para decidir, hablemos. Revisar juntos ese ritmo suele aportar más valor inmediato que sumar un nuevo panel de control.